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GESTÃO DE DOCUMENTOS E CONTEÚDO EMPRESARIAL

O que é?

A Gestão de Documentos e Conteúdo Empresarial, também conhecida como ECM, é um conjunto de tecnologias e soluções abaixo descritas que organizam e arquivam os documentos e demais conteúdos ligados aos processos da empresa, e contempla as fases de levantamento de análise e treinamento, captura automatizada para indexação na criação ou digitalização de documentos, tratamento de imagem, armazenamento e pesquisa.

GESTÃO DE DOCUMENTOS E CONTEÚDO EMPRESARIAL

Quais os benefícios?

ECMPRINT é visto como um diferencial competitivo para seu negocio e permite gerenciar as informações de forma eficaz, trazendo para as organizações diversos benefícios como:

  1. Quando a rotina exige a constante manipulação de documentos e troca de informações, como acontece nos departamentos de Recursos Humanos e Jurídico, o software de gestão é capaz de otimizar a produtividade como um todo.

    Como a busca é feita em ambiente web — através de palavras-chave ou conteúdo do documento —, os colaboradores podem localizar determinados documentos instantaneamente, podendo disponibilizá-los em formato impresso ou compartilhar o arquivo em uma das extensões disponíveis no programa.

    O armazenamento, por sua vez, pode ser feito de duas formas: com papéis digitalizados ou uma versão eletrônica já convertida em algum formato — como em PDF, por exemplo. Ambas as formas de envio são feitas diretamente em sistema, onde o arquivo fica prontamente disponível para consulta.

  2. Com todos os arquivos podendo ser visualizados em formato digital, é natural que o primeiro impacto de economia seja a redução no uso de papéis — acrescentando à empresa uma responsabilidade com o meio ambiente.

    A redução de papel implica em menor número de impressões, cortando custos que envolvem compra de folhas, recarregamento/compra de cartuchos de impressora, e, até mesmo, com sacos de lixo.

  3. Empresas que não utilizam de um bom software de gestão estão sujeitas a muitos riscos. Vamos supor que o escritório de advocacia de Joana só trabalhe com papéis, que ficam armazenados em armários e gavetas, podemos destacar que os documentos estarão sempre vulneráveis ao que se diz respeito à integridade e segurança.

    Por outro lado, caso Joana armazene documentos importantes em um computador e os trate como arquivos comuns, as chances dos mesmos serem perdidos ou violados é muito grande. Afinal, diferentemente dos sistemas de gestão — cujo armazenamento é feito em núvem, com toda a segurança de data centers —, computadores convencionais são um alvo muito fácil para invasores.

  4. Imagine o que significa substituir arquivos, caixas, pastas e pilhas de documentos por um computador, notebook ou até mesmo um smartphone? Dependendo da situação que a empresa vive, isso pode significar otimizar o espaço para o que for necessário, migrar para um espaço menor e economizar no aluguel, etc.

  5. O único requisito para acessar o sistema — além da autorização para logar, é claro — é que se tenha acesso à internet. Sendo assim, caso aquela mesma Joana compareça a uma audiência e dê falta de um documento muito importante, ela poderá acessá-lo de onde estiver, pelo próprio smartphone, e utilizar a impressora mais próxima!

Tecnologias e Soluções Usadas

Soluções

Análise

O levantamento das informações são feita levando em consideração alguns fatores como: quantidade dos documentos criados ou digitalizados, pessoas que farão parte do processo, quantidade de consultas realizadas, qualidade dos arquivos gerados, tamanho de papel, qualidade do arquivamento, condições físicas e estrutura disponível para a realização do serviço.

Captura

Esta solução é composta por uma plataforma amigável que poderá ser executada de qualquer computador ou diretamente do painel de qualquer equipamento como scanner ou multifuncional, através da interface web, e tem como finalidade automatizar o processo de classificação de documentos, que pode ser feito por lote ou individual. Essa classificação é composta por 3 (três) campos para classificação dos documentos e com índices definidos pelo usuário que serão usados para localização dos documentos em pesquisa no servidor Cloud, onde os arquivos estão armazenados.

A classificação é como uma organização, composta por alguns campos que se tornarão índices e são configurados para a necessidade de cada cliente. Estes índices podem ser pré-definidos ou inseridos no momento da captura, com os campos necessários para a classificação e parametrização, e após a digitalização passam a integrar o documento, facilitando assim sua localização e busca.

Processamento

O tratamento da imagem é um processo importante para garantir a quantidade e aprimoramento dos documentos digitalizados. Este serviço é realizado no servidor, feito de maneira automatizada, e executam os seguintes tratamentos na imagem: melhora de qualidade, correção de distorções e rotacionamento, identificação e exclusão de páginas em branco, compactação dos arquivos e reconhecimento de caracteres (OCR) para pesquisa por conteúdo.

Armazenamento

Após a digitalização e o tratamento dos documentos, estes serão enviados para serem disponibilizados para consulta em um servidor Cloud, (nuvens) por meio de uma rede VPN ou internet que pode ser utilizado em setores que ficam externos a sede do cliente. Esta plataforma possibilita a visualização dos documentos que podem ser feita por pastas e subpastas, consultando pelo seu tipo, data da criação, data da modificação, dados classificados pela captura automatizada, ou encontrada pelo tratamento de imagem com o reconhecimento OCR.

O cliente pode a qualquer tempo e sem qualquer restrição fazer backup total ou parcial de suas pastas baixando em formato compactado (ZIP), ou os arquivos em formato PDF, ficando a informação sempre em posse e disponível para o cliente. O programa é composto de segurança em níveis de pasta ou subpasta, grupos de usuários, podendo ser configurado de modo a configurar as permissões de cada utilizador, assim o documento ficará disponível apenas a quem for permitido. A plataforma também conta com visualização das imagem, exibição de informações gerais, estrutura, renomear os documentos e acompanhar o histórico de versões para saber seus utilizadores ou revisores e Workflow para controle de processos, com revisão e aprovação de um ou mais documentos sendo possível apontar os revisores e a descrição do processo.

Consulta

A busca e localização envolve padrões e processos que foram definidos na análise e captura, conforme especificados acima, podendo ser feita pelo seu tipo, nome, data da criação, data da modificação, dados indexados e classificados pela captura automatizada, ou encontrada pelo tratamento de imagem com o reconhecimento OCR.

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